رویکیردی به لزوم پیاده سازی سیستم هوش تجاری در سازمان ها

مقدمه:
 پیدایش تکنولوژی های ارزان قیمت ذخیره داده و گستردگی ارتباطات اینترنتی ، دسترسی به مقادیر زیاد اطلاعات را برای اشخاص و سازمان ها را فراهم کرده است. اکثر داده ها در آغاز از نظر محتوا و نمایش، غیرهمگن شامل تراکنش های تجاری ، اقتصادی و اداری، آدرس های وب ، ایمیل ، متن ، ابرمتن ، نتایج آزمایشات پزشکی و ... هستند، که دسترسی به آنها می تواند فرصت ها و امید های تازه ای ایجاد کند. اما سوالی که مطرح است این است که آیا امکان دارد هر داده ای را به اطلاعات و دانش تبدیل کرد تا تصمیم گیرندگان بتوانند با استفاده از آن ها مدیریت سازمان را بهبود بخشند؟
هوش تجاری را می توان به عنوان یکسری مدل های ریاضی و روش های تحلیلی برای استخراج اطلاعات و دانش از داده های موجود دانست که برای فرآیند تصمیم گیری های پیچیده استفاده می شود. در سازمان های بزرگ تصمیمات بر یک پایه متناوب گرفته می شوند. برخی تصمیمات ممکن است بیشتر یا کمتر بحرانی باشند یا اثر دراز مدت یا کوتاه مدت داشته باشند و شامل افراد و نقش های متفاوت و سلسله مراتبی باشند. توانایی تصمیم گیری کارمندان دانشی یک سازمان به طور شخصی و جمعی ، یکی از عوامل مهم و تاثیرگذار بر روی بهره وری و مزیت رقابتی یک سازمان می باشد.(کارلو ورلسی-  2009)


1-    کارشناس ارشد مدیریت صنعتی از موسسه آموزش عالی غیر انتفاعی فن و دانش ساوه(نویسنده مسئول) eng.ma.aic@gmail.com
2-    استاد یار دانشکده مدیریت صنعتی موسسه آموزش عالی غیر انتفاعی فن و دانش ساوه abdoljalil.sarli@gmail.com


مروری بر سیستم هوش تجاری و ضرورت کاربرد آن
     هوش ، مجموعه توانایی هایی است که در حل مسئله و ایجاد محصولات جدید که در یک فرهنگ ارزشمند تلقی می شوند، به کار می رود.یکی از مهم ترین انواع هوش که در محیط کسب و کار و برای مدیران ارشد سازمانی از اهمیت بالایی بر خوردار است، هوش تجاری می باشد.(هابول 2010 به نقل از حاجیپور شوشتری 1393).ممکن است سیستم هوش تجاری، از دیدگاه های مختلف مورد تحلیل قرار می گیرند.سازمانها و تصمیم گیرندگان آنها، می بایستی سیستم هوش تجاری در سازمان را بر اساس فلسفه و متدلوژی ویژه سازمانها انجام دهند.این فلسفه و متد لوژی متکی بر اطلاعات و دانش،ارتباطات گسترده ، اشتراک دانش همراه با رویکرد کل نگر و تحلیلی برای فرایند های تجاری سازمان است.فرض شده که سیستم های هوش تجاری ، راه حلهایی هستند که مسئول فراهم ساختن اطلاعات و دانش داده ها بوده، موظف به خلق محیطی اثر بخش ، تفکر و اقدام استراتژیک در سازمانها هستند .شکل 1.(سلینا-زیمبا 2007)
 


در این فرایند با جمع آوری داده ها از منابع درون و برون سازمانی، داده ها را برای تجزیه و تحلیل آماده می کند، امکان اجرای پرس و جو  را مهیا می سازد، گزارشات و داشبوردها  را ایجاد می نماید به نحوی که این گزارشات در اختیار تصمیم گیران و همینطور کارکنان BPMS  قرار می گیرد. در ابتدا، ابزارهای هوش تجاری توسط تحلیلگران داده و سایر متخصصین IT  استفاده می شدند به صورتی که آن ها تحلیل ها را بر روی داده ها اجرا می کردند و گزارشات را به عنوان نتایج پرس و جو برای کاربران کسب و کار تولید می نمودند. هوش تجاری شامل مجموعه ی وسیعی از برنامه های کاربردی نظیر تحلیل های موردی و پرس و جو، گزارش سازی، پردازشگر تحلیلی آنلاین(OLAP)، هوش تجاری موبایل، هوش تجاری بلادرنگ، هوش تجاری عملکردی، هوش تجاری و سرویس های ابری، هوش تجاری متن باز، هوش تجاری اشتراکی و هوش منطقه ای می باشد. داده های زیادی در سیستم های اطلاعاتی موجود در سازمان ها وجود دارد. قسمتی از این داده ها از تراکنش های داخلی سازمان و قسمتی از آن از منابع خارجی است. به هر حال حتی اگر آن ها به مدل های سیستماتیک و ساخت یافته جمع آوری و ذخیره شده باشند، نمی توان به طور مستقیم از آن ها برای تصمیم گیری استفاده نمود. این داده ها باید توسط ابزار مناسب استخراج و با استفاده از روش های تحلیل، پردازش و به اطلاعات و دانش مبدل شوند تا بتوان از آن ها در فرآیند تصمیم گیری استفاده کرد. مهم ترین منفعت استفاده از سیستم های هوش تجاری، افزایش اثربخشی در فرآیند تصمیم گیری است(لاجوردی، 1391).ارزش سیستم هوش تجاری در تجارت بطور عمده بر این واقعیت دلالت دارد که چنین سیستم هایی، اطلاعاتی ارائه می دهند که ممکن است به عنوان پایه ای برای ایجاد و تغییرات اساسی در یک شرکت خاص بکار روند.از جمله می توان به برقراری زمینه های جدید برای همکاری، کسب مشتریان جدید، شناسایی بازارهای جدید و ارائه محصولات جدید برای مشتریان اشاره کرد. (سلینا-زیمبا 2007)
سازمان با استفاده از هوش تجاری، اطلاعات و شاخص های محیط پیرامون را مقایسه نموده و روند کارها را در آینده پیش بینی می نماید و مدیران را قادر می سازد تا موقعیت سازمان را در مقایسه با رقبایشان بهتر درک نمایند(حقیقت منفرد و شعبان مایانی، 1391)
از مزایای استفاده از هوش تجاری می توان به موارد زیر اشاره نمود:
•    تسریع و بهبود فرایند تصمیم گیری
•    بهبود فرایندهای داخلی
•    شناسایی فرصت های جدید
•    دستیابی به مزیت های رقابتی جدید
ابزار های هوش تجاری
سیستم های هوش تجاری به دلایل مختلف، متفاوت از سیستم های اطلاعاتی مدیریت مانند: ( Dss، EISو ES) هستند، نخست به خاطر اینکه دامنه موضوعی وسیعی را در بر می گیرند و سپس بخاطر تحلیلهای چند متغیری از منابع مختلف، امکان تصمیم گیری بهتری را به سازمان می دهند. (زیمبا 2007 به نقل از مهدی محمودی بهمن 87). با بررسی های صورت گرفته در سایت های معتبر، ابزارهای مختلفی جهت هوشمند سازی کسب و کار طراحی شده است. برخی از این ابزارها در حوزه ی امنیت و سفارشی سازی (مانند، ActuateOne) ، برخی درحوزه مدیریت عملکرد (مانند، Oracle,IBM Congnos)، برخی در حوزه ی مدیریت عملیات (مانند، SAP BusinessObjects) ، برخی از ابزارها امکان تحلیل حجم وسیع داده (مانند، MicroStrategy ) را داشته، برخی منبع باز (مانند، JasperSoft  ) و برخی از نظر هزینه ای و وظایف مقرون به صرفه هستند  (صارمی نیا)

تحلیل داده ها
امروزه تحلیل داده ها با استفاده از ابزارها و تکنیک هایی که در این زمینه وجود دارند، بسیار ساده شده است. تحلیل داده ها انواع مختلفی دارد که در ذیل به آنها اشاره می شود:
تحلیل آماری (Statistical Analytics): بسته‎های تحلیل آماری مانند (S++)که می‎توانند با پایگاه داده‎ها در ارتباط باشند.
داده کاوی (Data Mining): داده کاوی جستجو می‎کند تا دانش را به شکل الگو‏ها و قواعد آماری از پایگاه داده‎های بزرگ به طور خودکار کشف نماید.
پایگاه داده تحلیلی (Analytical DB): یک پایگاه داده تحلیلی، اطلاعات جمع آوری شده از منابع متعدد را بایگانی نموده و آن‎ها را بر اساس یک طرح یکپارچه در یک سایت ذخیره می‎کند. برای کسب و کار‏های بزرگ مهم است که از بخش‎های متعدد و در صورت امکان در سایت‎های متعدد، داده تولید نمایند.(بابک تیمور پور-حیدر نجفی پاییز 94)
پایگاه داده تحلیلی
«منبع داده جمع آوری شده از داده‏های منابع اطلاعاتی مختلف و حتی ناهمگن، تحت یک ساختار و در یک محدوده وسیع زمانی با هدف پاسخ‏گویی به پرسش‏های تحلیلی کاربران است»
پایگاه داده تحلیلی تفاوت هایی را با پایگاه های عملیاتی دارند، از جمله می توان به مشخصات ذیل در پایگاه داده تحلیلی اشاره نمود:
•    پوشش دامنه زمانی وسیع‏تر
•    یک پایگاه داده یکپارچه حاصل از پردازش چندین پایگاه داده عملیاتی
•    قابلیت پاسخ‏گویی به پرسش‏های پیچیده کاربران و برنامه‏های کاربردی .( تیمور پور- نجفی پاییز 94)

انواع داده ها در پایگاه داده تحلیلی
داده های متنوعی در پایگاه داده تحلیلی ذخیره می شوند که عبارتند از:
داده جاری: داده‏های فعلی منابع عملیاتی
داده قدیمی: داده‏های قدیمی منابع اطلاعاتی
داده خلاصه شده: داده‏های نتیجه شده از داده‏های موجود و پردازش‏های مرتبط
فراداده: شامل اطلاعات مربوط به داده‏ها، دیکشنری از اطلاعات پایگاه، راهنمایی جهت نگاشت داده از محیط عملیاتی به محیط پایگاه داده تحلیلی و قواعد استفاده شده برای خلاصه سازی است. (احمد فرهانی-ناصر آیت خرداد90)
معماری یک پایگاه داده تحلیلی
معماری یک پایگاه داده تحلیلی شامل سه لایه می باشد:
لایه زیرین: منابع اولیه داده را تشکیل می‏دهد. این لایه شامل پایگاه‏های داده رابطه‏ای، فایل‏های مسطح و منابع دیگر است.
لایه میانی: خود پایگاه داده تحلیلی و سرویس دهنده‏های پردازش تحلیلی برخط تشکیل می‏دهند. سرویس دهنده‏های پردازش تحلیلی برخط، داده چند بعدی را برای ارائه به کاربران نهایی در اختیار قرار می‏دهند.
لایه انتهایی: سرویس گیرنده‏ها هستند که با عملیات داده کاوی، پرس‏و‏جو و تحلیل، داده را از سرویس دهنده‏های پردازش تحلیلی بر خط می‏گیرند.
دو نوع مشهور از معماری پایگاه داده بیشتر مورد توجه قرار گرفته است که شامل معماری Inmon و معماری Kimball است.  در شکل ذیل دو معماری فوق نشان داده شده است. (فرهانی- آیت خرداد90)

 
 
 
 
روش شناسی ساخت سیستم های هوش تجاری
ساخت و اجرای سیستم های هوش تجاری، مستلزم سازمانهایی است که فرهنگ کار در آنها با اطلاعات و فناوریهای آن هماهنگی داشته باشد. در این رابطه به موارد زیر می‌توان اشاره کرد:
-    تحقیق مداوم و مستمر درباره نیازهای اطلاعاتی سازمان (نیازهای فعلی و آتی).
-    همکاری توأم با اعتماد بهره‌گیران سازمانی مانند: (تصمیم‌گیرندگان و کارکنان عملیاتی سازمان) با بخش‌های IT و مراکز مدیریت دانش.
- به اشتراک گذاری اطلاعات و  توانایی در انجام فراتحلیل‌ها و استفاده از آنها برای مدیریت مناسب. (زیمبا 2007)

شش چالش پیشرو که نشان می دهد سازمان نیاز به پیاده سازی هوش تجاری دارد:
1-    مرتباً داده های مورد نیاز برای تهیه گزارشات سازمانی را از منابع مختلف داده گردآوری می کنید
2-    چند روز زمان صرف می شود تا یک گزارش تهیه نمایید.
3-    در سازمان شاخص های کلیدی عملکرد(KPLs) در نظر گرفته شده اند اما بطور ماهیانه تهیه و ملاحظه می شوند.
4-    بینش و آگاهی اندک برای عملیات سازمان داریم.
5-    ویرایش های پراکنده ای از واقعیات در داده های سازمانی مشاهده می شود.
6-    نسبت به دسترسی داده های سازمان محدودیت وجود دارد.(پیتر اورام2009)
این مشکلات با پیاده سازی هوش تجاری بطور جامع قابل حل می باشد.
-    داده ها به طور خود کار از منابع مختلف در سازمان استخراج می گردد و در قالب تحلیل ها و گزارشات ارائه می گردد.
-    تمامی فرایندهای استخراج و پردازش تنها با یک کلیک توسط رایانه صورت می پذیرد.
-    بطور روزانه و حتی چندین بار در روز می توان داده ها را استخراج و پردازش نمود.
-    با امکان بهره گیری از قابلیت تبدیل وترجمه داده های سازمان به تصاویر گرافیکی واضح و همچنین امکان بررسی روندها و انحرافات داده های گرافیکی می توان تصمیمات درست و به لحظه ای برای سازمان اتخاذ کرد.
-    با این سیستم مجموعه سازمان یک گزارش واحد از تحلیل داده های استخراجی بهرمند می گردند و از پراکندگی گزارشها جلوگیری می گردد.
-    به سادگی در اختیار تمامی افراد سازمان با هر سطحی از دانش فناوری اطلاعات قرار می گیرد و سهولت استفاده از این سیستم به مانند استفاده از یک نرم افزار دیکشنری یکسان برای کلیه کارکنان می باشد. (پیتر اورام2009)
نتیجه:
بکارگیری سیستم هوش تجاری در یک سازمان جهت پیش بینی صحیح و  تحلیل  سریع حجم وسیع اطلاعات و تبدیل آن ها به دانش، به مدیران امکان دستیابی به اهداف سازمان نظیر داشتن مزیت رقابتی، حفظ عملکردی مثبت و مستمر و تصمیم گیری بهنگام و صحیح را می دهد. گرفتن تصمیمات صحیح و به موقع در سازمان می تواند موفقیت آن را در عرصه ی رقابت تضمین نماید. سیستم هوش تجاری با ابزارها و تکنیک های خود می تواند به سادگی مدیران را از کلاف پیچیده ی انبوه اطلاعات و داده های گوناگون خارج ساخته و دانش مناسب و دقیقی را در اختیار آنان قرار دهد. هنگامی که توسط سیستم هوش تجاری، این اطلاعات صحیح به مدیران ابلاغ شود، آنان از فضای بازار رقابت، آگاهی لازم را کسب نموده و می توانند با این دانش، از تکنیک های بازاریابی و تبلیغات برای گسترش نام تجاری محصول استفاده نماید و نسبت به سایر رقبا پیشگام شوند.



منابع
 [1] حقیقت منفرد،جلال و رضایی،آزاده (1390)،"ارائه ی مدل ارزیابی عملکرد هوش تجاری بر مبنای فرآیند تحلیل شبکه فازی"،فراسوی مدیریت،سال چهارم،شماره 13، صفحات 7-38
 [2] لاجوردی،سیدجلال و رحیمی پور،اکرم(1391)،"هوش تجاری و تاثیر آن بر عملکرد مدیریت بنادر"،دیدگاه،تابستان91
[3]  حاجیپور شوشتری،عبدالحمید و صفاری آشتیانی،مسعود(1393)،"بررسی رابطه بین هوش تجاری و توانمندی روانشناختی"،مطالعات مدیریت(بهبود و تحول)،سال 22،شماره 73،بهار 93، صفحات 175-199
 [4] حقیقت منفرد،جلال و شعبان مایانی، محبوبه(1391)،"بررسی اثر محتوایی سازمان بر اثربخشی هوش تجاری با توجه به نقش مدیریت دانش مطالعه ی موردی: بانک سامان"،مدیریت،سال نهم، شماره 27،پاییز91
[5] بابک تیمور پور-حیدر نجفی (پاییز 1394)" داده کاوی با R به همراه متن کاوی و تحلیلشبکه های اجتماعی" چاپ اول
 [6] احمد فرهانی-ناصر آیت (خرداد90)"پایگاه داده"چاپ ششم
 [7] Habul.A,2010”Business Intelligence and Customer Relationship Management”, ITI 2010 32nd Int. Conf. on Information Technology Interfaces, June 21-24, 2010, Cavtat, Croatia
[8] Olszak, Celina. M, and Eweio Ziemba, Approach to Buildingand ImplementingBusiness Intelligence System, Inter disciplinaryJournal of Information, Knowledge and Management,Volume 2,2007.
 [9] Carlo Vercellis," Business Intelligence:Data Mining and Optimization for Decision Making"  ,2009.
[10] Peter Oram” Product manager of business intelligence systems Targyt",2009.

محمود آقایی پور1-دکتر عبدالجلیل سارلی2