شرح وظایف

1- ابلاغ قوانین , مصوبات, آئین نامه ها, دستورالعملها, بخشنامه ها به معاونتها و واحدهای تابعه و شرکتها ، مؤسسات و سازمانهای وابسته .
2- تهیه گزارشها و نامه های موردنظر مقام وزارت, مطالعه و تلخیص گزارشها و مقالات از منابع مختلف و تهیه احکام انشایی (احکام غیرفرمی) مربوط به انتصابات مستقیم مقام وزارت.
3- بررسی و ویرایش نامه‌هایی که توسط معاونتها ، واحدهای تابعه ،شرکتها ، مؤسسات و سازمانهای وابسته تنظیم و جهت امضای مقام وزارت واصل می‌گردد .
4- پیگیری دستورات مکتوب یا شفاهی مقام وزارت از معاونتها و واحدهای تابعه و شرکتها, مؤسسات و سازمانهای وابسته و همچنین انعکاس نظرات موضوعی ایشان به مسئولان و اشخاص حسب مورد و ضرورت.
5- انجام امور مربوط به دبیرخانه شورای معاونان و دبیرخانه مرکزی وزارت و مدیریت سیستم های دبیرخانه مرکزی وزارتخانه و گردش خودکار نامه ها با هماهنگی واحد متولی وزارتخانه الکترونیکی .
6- انجام هماهنگی‌های لازم بانهاد ریاست جمهوری در مورد شبکه پیام دولت به عنوان نقطه اصلی تماس وزارتخانه با شبکه مذکور،بمنظور برقراری ارتباط مستمر شبکه جهت اخذ مصوبات،پیامها،نامه‌ها و ....
7- برقراری ارتباطات مکتوب با استفاده از چرخه تصویر شامل : تصویربرداری (اسکن), ثبت مشخصات, استخراج موضوع نامه ها و گزارشها و ثبت آن , تهیه چکیده نامه ها و گزارشها و ثبت آن و کنترل نهایی چرخه مذکور.
8- لاک و مهر کردن و توزیع نامه ها با طبقه بندی (محرمانه ، خیلی محرمانه، سری وبه کلی سری) و ثبت وصدور نامه های عادی طبق قوانین و مقررات و دستورالعملهای ابلاغی و حفظ و نگهداری متمرکز مکاتبات مذکور.
9- تنظیم کارتابل های الکترونیکی و دستی مربوط به نامه‌های وارده و صادره .
10- تنظیم وقت مناسب برای ملاقات مسئولان و اشخاص با مقام وزارت, تعیین وقت جلسات ایشان و تهیه و ارائه گزارشها و مدارک و سوابق موردنیاز قبل از جلسه, تنظیم وقت مصاحبه های مطبوعاتی, رادیویی و تلویزیونی ایشان با همکاری دفتر روابط عمومی و همچنین تنظیم برنامه سفرهای داخلی و خارجی مقام وزارت با همکاری واحدهای ذیربط.
11- تنظیم برنامه های ملاقات مقام وزارت و معاونان وزارتخانه با کارکنان.
12- برنامه ریزی و تعیین کارشناسان و افراد مناسب برای کشیک شبانه و ایام تعطیل برای پاسخگوئی و حل و فصل امور و حوادث اتفاقی و غیرمترقبه یا آگاه ساختن مسئولان ذیربط جهت انجام اقدامات لازم .
13- بررسی و اقدام برای تهیه کارت پاویون از طریق نهاد ریاست جمهوری برای مسئولان و افراد حسب مورد.
14- ابلاغ مقررات و آئین نامه های مصوب و دستورالعملهای ابلاغی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران, تنظیم و ابلاغ بخشنامه های توجیهی درخصوص روش و چگونگی ارزیابی و امحاء اسناد و اوراق زائد, تشکیل جلسات هماهنگی با نمایندگان واحدها, شرکتها، مؤسسات و سازمانهای وابسته در مورد اسناد و اوراق زائد و انعکاس نظرات وزارتخانه درخصوص نحوه نگهداری یا امحاء اوراق زائد به سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران.
15- بررسی و مطالعه اوراق زائد و پرونده های راکد معاونتها و واحدهای تابعه و ارزیابی آنها و هماهنگی با سازمان اسناد ملی ایران برای اعزام نماینده و کارشناس جهت تحویل و تحول اسناد و اوراق و پرونده های زائد و انتقال آنها طبق ضوابط.
16- مدیریت انجام امور گردهمایی ها ، هم اندیشی ها ، همایش ها ، تشریفات ، پذیرایی از میهمانان داخلی و خارجی و تهیه و تنظیم پیام تبریک و تسلیت به مناسبت های مختلف ویژه مقام وزارت با هماهنگی اداره کل امور بین الملل ومطالعات راهبردی و روابط عمومی.
17- پیش بینی برنامه های آموزشی موردنیاز ارتقاء مهارتهای فنی و تخصصی کارکنان دفتر با همکاری و هماهنگی مرکز نوسازی و تحول اداری .
18- شرکت در جلسات و کمیته ها حسب موضوع و انجام سایر امور ارجاعی از طرف مقام مافوق.
19- ارائه گزارش عملکرد ماهانه به مقام عالی وزارت.