بنحوی برنامه ریزی گردد که مدعوین راس ساعت 7 صبح برای نشست‌های قبل از ظهر و ساعت 1:45 دقیقه برای نشستهای بعد از ظهر در محل سالن حضور داشته باشند.

مکان‌های اسکان در نظر گرفته شده توسط شرکتهای مادر تخصصی از شب قبل از گردهمایی آماده پذیرش عزیزانی که با نامه رسمی دبیر گردهمایی دعوت شده‌اند، می‌باشند. در این رابطه با معاون اداری مالی شرکت مادر تخصصی هرگونه هماهنگی لازم صورت گیرد.

همراه داشتن اصل دعوتنامه با امضا دبیر گردهمایی و کارت شناسایی عکس دار معتبر جهت صدور کارت ورود به جلسه سالن الزامی می‌باشد.

مدعوین محترم توجه داشته باشند حتی الامکان از همراه داشتن اشیا غیر ضروری از جمله کیف و مانند آن خودداری فرمایند.