شرکت پست جمهوری اسلامی ایران یکی ار بخش های بزرگ نظام به شمار می رود. این شرکت از نظر گستردگی فضا، در اطراف و اکناف ایران ریشه دوانده و حتی در روستاهای کشورمان نیز شاهد حضور فعال این بخش هستیم.
اهداف اصلی این شرکت، کسب ترافیک پستی و درآمد با ارایه خدمات پستی و خدمتگذاری به مردم جهت یاری دولت در راه آبادسازی شهرها و اصلاح امور کارهای مردم با کم کردن مراجعات به ادارات، جلوگیری از اتلاف وقت، اسراف، دوباره کاری، آلودگی محیط زیست و ... است.
اما برای افزایش بهره وری و تجدید نظر در روش های انجام کار چه می توان کرد؟ تأمین نیازهای مشتری و اعمال استراتژی بازاریابی به منظور دستیابی به اهداف شرکت یکی از مهم ترین و مؤثرترین کارهایی است که مسئولان این شرکت می توانند برای کسب رضایت مشتری به کار بندند.
ضمن آنکه متمرکز شدن تلاش ها بر بهبود بهره وری به علامت سرعت دادن به کارها برای دستیابی به عاملی که برشمردیم، است. البته نکته قابل توجه مسئولان باید این امر باشد که ارایه خدمات این چنین نباید صرفاً در مراکز استان ها باشد و توجه به این عامل در تمامی مراکز پستی، امری قابل توجه برای کارکنان ادارات پست است. ضمن آنکه برای رسیدن به این منظور نیز استفاده از تمام ظرفیت های موجود نیروی انسانی امری لازم و بایسته است.
یکی دیگر از مواردی که می توان برای آن اهمیت بسیار قایل شد، جایگزینی شیوه مکاتبه به جای مراجعه است. اما این امر مستلزم بررسی چگونگی جایگزینی ارتباط پستی به جای مراجعه حضوری مردم است. البته تاکنون نیز این مسئله بارها مورد بررسی، تحقیق و تفحص قرار گرفته است اما متأسفانه این تحقیقات هیچگاه ضمانت اجرایی نیافته اند.
دلیل این امر سیستم بیمارگونه نظام اداری است که تحقیقات را در کتابخانه های تحقیقاتی بایگانی کرده و به دست فراموشی می سپارد.
مکاتبه به جای مراجعه
همانطور که گفته شد، کارشناسان شرکت پست برای طرح توسعه فرهنگ مکاتبه به جای مراجعه، اهداف و مزایایی مطرح کرده اند. مطابق آنچه آنان برشمرده اند؛ در صورت اشاعه فرهنگ پاسخگویی به پیام ها و سؤالات کتبی و تلفنی متقاضیان، میتوان آثار این تحول را را در تمام نقاط کشور و جامعه مشاهده کرد.
بزرگترین نمودهای این تحول در سطح معابر شهر و کاهش ترافیک و در پی آن آلودگی هوا است. ضمن آنکه همانطور که هماکنون نیز در ادارات و سازمانهای مختلف شاهد هستیم، بسیاری از کارهای بین سازمانی را پیکهای سازمانها و شرکتها انجام میدهند که در صورت فعالیت ادارات پست با ترتیبی که برشمردیم، انتقال فعالیتهای پستی از سازمانها و مؤسسات یه شبکه پستی کشور سپرده و بخش بزرگی از بروکراسی اداری موجود برطرف میشود و در هزینههایی که ادارات بابت این کار میپردازند تا حد زیادی صرفه جویی میشود و دست دلالان و کارگزاران ناسالم نیز از ادارات کوتاه میشود و روابط و اشتغالات سالم در این اماکن حاکم میشود.
برای بررسی دقیقتر و بهتر موضوع به ذکر یک نمونه اشاره میشود.
وزارت صنایع و معادن، بر اساس مبانی قانونی با اکثر دستگاههای دولتی ارتباط تنگاتنگ دارد. مراجعاتی که این وزارتخانه با دیگر دستگاهها به صورت متقابل صورت میگیرد، مراجعات مربوط به صدور مجوزهای صنعتی موافقت اصولی، تأمین مواد اولیه، ماشینآلات و ارز واحدهای تولیدی است که باید به آنها، مراجعات به خاطر کامل نبودن مدارک و نقص پرونده، رفع ابهام در رابطه با قوانین و نتقاعد کردن مراجعان را نیز که ناشی از آگاهی اندک مراجعان است، افزود.
اکثر این مراجعات به دلایلی چون صدور مجوز ورود یا صدور کالا، صدور پروانه بهرهبرداری، تعیین ارزبری، صدور حواله تحویل ماشینآلات و صدور موافقت اصولی انجام میشوند که هرکدام از اینها خود مستلزم استعلامها و ارتباطات یسیار دیگری با سایر بخشها و نهادهای دولتی است.
در بررسیها و افکار سنجیهای که از کارکارکنان این وزارتخانه صورت گرفته، مشخص شده است، به اعتقاد 60 درصد از مراجعان بسیاری از کارها را میتوان بدون ارتباط حضوری مراجعان و یا حداقل مراجعه آنان انجام داد.
استفاده از پست در تشکیلات دولتی
شناخت مسایل پستی و موارد قابل انجام توسط آن در تشکیلات دولتی، برای سازمانها و وزارتخانهها و ارگانهای وابسته به دولت امری ضروری است. به نحوی که میتواند به نوعی در همه زمینههای ارتباطی که مطلوب سازمانهای دولتی، مردم و شرکت پست است، عمیق و مؤثر باشد.
در این خصوص پست امکان ابلاغ راهنماییها و دستورات دولتی به استانها و مقامات محلی و ساکنان کشور را فراهم میآورد.
اما بهره گیری ناقص از سیستم پستی موجب شده است سازمان های دولتی با مصرف هزینه های کلان، خود پستچی باشند که این امر ضایعات پنهانی مختلفی در زمینه های ارتباطی با اشخاص حقیقی و حقوقی در پی دارد.
حال آنکه استفاده صحیح از امکانات پستی با حداکثر ظرفیت و نیز ایجاد الزام قانونی متقابل جهت سازمانهای دولتی و سیستم پستی میتواند منجر به حذف بسیاری از ارتباطات حضوری غیر ضروری مراجعان به دستگاه های دولتی شده و اثر مطلوبی در سیستم حمل و نقل عمومی داشته باشد.
در این رابطه طرح هایی نیز از سوی دولت ارایه شده مه از میان آن طرح خدمات مراسلات پستی بر اساس مصوبه شورای عالی اداری و نیز تبصره 40 برنامه اول توسعه است که مبنی بر مبادله بین سازمان های دولتی و وابسته به دولت در سطح استان و شهرها است که در صورت توسعه می تواند در ارتباط ارباب رجوع با
سازمان¬های دولتی نیز خدماتی را ارایه کند. البته قابل ذکر است در زمینه پستی کردن آن دسته از ارتباطات حضوری مردم که با مکاتبات متقابل قابل انجام است، در بدو امر خود دستگاه های دولتی باید این الزام را جهت مجریان و مراجعان ایجاد کرده و شرایط لازم را جهت اجرای طرح و همچنین ضمانت اجرای آن مهیا کنند تا بتوان از امکانات پست در این راستا بهره گرفت.
حمید رضا یاسری
کارشناس امور پستی اداره کل پست استان قم
